2do Evento: Simulación de Prueba de Menú

Durante el transcurso del cuatrimestre hemos estado poniendo como ejemplo la planificación y organización de la Boda de nuestro profesor con su novia Carolina =)

Ya habíamos conversado con el novio por teléfono, y el nos comentó que:

• La ceremonia seria en México, y la Celebración en Panamá, por tanto quería que el tema de la recepción fuera un mix de las 2 culturas.
• A ambos les gusta el tema del mar, los mariscos, ceviches, etc.
• Le gustaría recibir a los invitados con un cóctel estilo Mex-Pan.
• El número de invitados sería aprox. 150.
• Carolina adora el arándano.

Asi que para nuestro segundo evento, debíamos planear una prueba de menú para seleccionar entradas, plato fuerte y postres y los demás detalles como la música y la decoración.

El salón se dividió en 3 grupos, cada uno era una empresa - una vez más trabajamos con los 3 tipos de calidades- , mi empresa era la de calidad exclusiva.

Esto fue lo que presentamos:
- La propuesta de menú: Dos opciones de cada tiempo.
- Montaje de mesa: Dos estilos de marcaje, y una decoración sencilla pero elegante.

Podría estar todo el menaje sobre la mesa

En una mesa Redonda

O una mesa Cuadrada

Montaje Tulipán

Montaje Imperial

También se puede tener en la mesa solo lo básico.

E ir colocando el menaje conforme se sirve cada tiempo.

 - Modelo de contrato: que publiqué en la entrada anterior "Haciendo un Contrato de Evento"

Adicionalmente, fuimos uniformadas, y llevamos una pequeña degustación de los platos que presentamos.

Le dejo algunas fotos de nuestra Prueba de Menú - simulando una banquetera de calidad exclusiva-.  ;)

Escuchando lo que le gustaria al Señor Francisco para su boda.

Nuestra gerente ofreciendo servicios

Gerente de Ventas Sonriente =)

Nuestra Chef Ejecutiva, explicando el Menú

Eligiendo Platos Fuertes

Eligiendo Postres y Hablando del Marcaje de las Mesas

Perfil del Puesto: COORDINADOR DE EVENTOS

Conocemos los puestos de trabajo, conocemos las funciones de cada uno, ahora hagamos una ficha para ver qué requisitos, habilidades y actitudes necesita la persona que ocupe el cargo.

Esta vez lo haremos con el COORDINADOR DE EVENTOS, que pertenece al departamento de planeación de eventos.

La función de un coordinador es encargarse de la ejecución de lo planeado, durante el evento. El no planifica, pero si tiene la potestad de tomar decisiones en cualquier eventualidad. 

Para cumplir con esto necesita tener ser equilibrado emocionalmente, creativo, apasionado, con vocación, tener conocimientos en manipulación higienica de A&B además de habilidades en las 4 etapas de la administración.

1. Al planear debe ser
• Previsor: anticiparse a los posibles hechos, para evitar inconvenientes.
• Empático: ponerse en el lugar del cliente o los invitados.
• Tener liderazgo: la habilidad de dirigir un grupo no mandando sino poniendo el ejemplo.
• Calculo mental: agilidad matemática que facilita la operación antes, durante y después del evento. Calculo de espacio, de cifras, etc.
2. Al organizar debe ser: (durante el briefing)
• Informativo: buen comunicador, manejar un lenguaje técnico.
• Tener liderazgo una vez más.
• Motivador: para con los colaboradores y él mismo.
• 
  
3. Al dirigir debe ser: (durante el evento)
• Evaluador: estar atento al desarrollo de todo.
• Puntual: debe coordinar de forma que todo el servicio se de al tiempo planificado.
• Protocolario: al tratar con los clientes. Para esto una vez más buena expresión verbal.
• Autónomo: debe tomar decisiones e improvisar cuando algo no sale como estaba planeado, tiene que resolver la situación.
• 
  
4. Al controlar debe ser: (después del evento)
• Autoevaluativo: debe retroalimentar con los colaboradores y el cliente el desarrollo del evento y el desempeño del personal.
• Resistente: física y emocionalmente.

Ahora veamos todo esto organizado en la hoja de perfil de puesto, documento perteneciente al Manual de Operaciones de la empresa.

La idea es que cada puesto del organigrama tenga una de estas fichas.

Visitando Restaurantes

Aprovechando la oportunidad de estar de gira por la provincia de Coclé, visité dos restaurantes exquisitos, he aquí lo que encontré.

Mesón Santa Cruz

Ubicado en el Paseo Andaluz, en el centro de Penonomé; el Mesón Santa Cruz es un restaurante inspirado en el catolicismo y los jardines andaluces, se podría decir que te transporta al México de la colonia o la Antigua Guatemala. Esta decorado con múltiples estatuas, mosaicos y pinturas religiosas de las que resaltan la virgen de Guadalupe, Santa Librada y la virgen del Carmen. 

Desde que entras todo el lugar huele a incienso, tanto que te hace sentir como dentro de una iglesia, y la música instrumental en el jardín es realmente relajante; cuenta con múltiples salones de mesas largas de madera para almuerzos o cenas grupales. Puedes elegir sentarte afuera en el jardín o dentro en sus diferentes ambientes, a mi me gustó más afuera para alejarme un poco del olor a incienso.

La primera mitad del menú es en español, y la otra mitad tiene una excelente traducción al inglés, se sirve comida internacional, carnes y mariscos, de hecho el chef ejecutivo es peruano, muy amable. El personal de servicio se ve muy dispuesto, están sonrientes y atentos.  Y los precios son bastante moderados.

Una de las mayores sorpresas que encontraras en este restaurante es el cuarto del recuerdo, donde el dueño tiene en exhibición fotografías, mantones de manila, sombreros cordobeses y otros artículos traídos de sus viajes a México. Y la azotea, a donde puedes subir por una escalera de caracol que parece interminable, pero que te ofrece una vista muy agradable del paseo andaluz.

Si estás en Penonomé y quieres tener una buena comida en un ambiente relajado y confortable entorno, este es tu lugar. Estacionarse puede ser un poco difícil ya que no hay parking en el restaurante, y las empresas adyacentes en las estrechas calles de los alrededores tienen letreros indicando que el parking es privado.

Puedes ver más fotos aquí Cortesía de TripAdvisor

Gastronomía Mar del Sur

Este restaurante ubicado en El Coco, Penonomé, comparte dueño con el restaurante anterior, pero es muy diferente. Tiene la particularidad de ser un santuario de cabezas de caballos jaja, si, asi mismo.. Estatuas con la figura del caballo en el ajedrez. 

Es extensión grande de terreno, solamente un piso de construcción, amplio estacionamiento y diferentes ambientes con o sin aire acondicionado. Tiene espacios abiertos muy frescos y una plaza al estilo Toledo con una fuente hermosa.

 La decoración interior es variada, tiene adornos con motivos ecuestres y cuadros inmensos con motivos españoles que se remontan a la época gloriosa de los reyes, los muebles también evocan esa época y en su mayoría son de madera.

Aqui las cabezas de las que les hablaba jeje =)

Cuentan con un salón para eventos con aire acondiciona, una estructura estilo rancho aparte al restaurante en sí, donde se pueden celebrar, bodas, cumpleaños, reuniones empresariales. Tienen un tarima, podio y un piano <3.<3 

 El menú tiene mucho de la gastronomía peruana, puesto que su chef también es peruano. Aqui se preparan ceviches y pescado muy riiicos, todo a buen precio.

Aquí un sencillo pero divino arroz con vegetales, ensalada mixta y corvina en salsa de camarones.
Fíjense en el caballito del plato =)

Ahh y se me olvidaba comentarles que también tiene un área estilo rodeo donde se pueden realizar eventos al aire libre o actividades ecuestres.

Para más información visiten su pagina web http://gastronomiamardelsur.com/

Y Visitenlos, no se Arrepentirán... Yo quedé cautivada por su concepto gastronómico ;)

Haciendo un Contrato de Evento

Continuando con el tema anterior, es importante digamos "cubrirnos la espalda" con un escrito legal donde se establezcan todas las condiciones del servicio que vamos a prestar como empresa, a determinado cliente. Por eso la importancia de un Contrato de Prestación de Servicio.

Analicemos por un momento este modelo de contrato, lo puedes descargar aqui --> Modelo de Contrato 

He aquí los componentes indispensables de un Contrato de este tipo:

1. ANTICIPACIÓN: No existen máximos de tiempo, pero un contrato debe firmarse mínimo 1 mes antes del evento - si la empresa es de 1era categoría o exclusiva- de faltar menos de 1 mes se puede cobrar un cargo extra, según las políticas de la empresa. Para este cargo se debe tener en cuenta la disponibilidad de personal y la cantidad de invitados del evento.
2. RESPONSABILIDAD: se refiere a los participantes en la firma del contrato, el usuario o contratante, que normalmente es una persona diferente al festejado y debe haber un representante por parte de la empresa. Estas dos personas son las que estarán en contacto directo planificando y coordinando el evento.
3. RESERVACIÓN: Las primeras clausulas deben tener lo concerniente a la reservación del espacio para el evento, con la siguiente información: lugar, capacidad del espacio, horario, fecha, edad de los invitados. Y la posibilidad de cargos extras de no respetarse.
4. DESCRIPCIÓN DEL MENÚ: Aquí se estipulan los tiempos (número de platos), los acompañamientos, la orden del día (momento para servir cada tiempo - "debe servirse el primer tiempo cuando haya un __% de los invitados... o cuando esten todos"- ), se establece el precio del menú por persona, la fecha de la prueba de menú, y el cargo extra por cada invitado adicional a lo presupuestado. 
5. NÚMERO DE COLABORADORES: Por regla general para cada 20 invitados necesitas 1 mesero y 1 cocinero. Esto es modificable según la exclusividad del evento.
   
6. PRESTACIONES COMPLEMENTARIAS: Aquí se incluyen todos los extras que tu empresa podría ofrecerle al cliente, incluso los servicios especiales.
7. CONDICIONES FINANCIERAS: En esta estableces todas las condiciones de pago, fechas, formas, financiamientos, etc.
8. ASESORÍA LEGAL: Menciona la compañía o autoridad legal que te ampara en caso de presentarse problemas legales resultantes del evento.
9. FIRMA: Por último la firma de los participantes, de preferencia se firma cada hoja para que quede constancia de la aceptación de todas y cada una de las clausulas.

Otros aspectos que podrías tener en consideración son:

• Los cargos extra por la ampliación del tiempo de uso del salón.
• Los cargos por descorche.
• Las medidas a tomar en caso de cancelación por decisión del cliente o fuerza mayor.
• La normativa del uso de los Salones.

Les dejó aquí el link para que vean el que yo hice, es para una empresa de banquetes exclusiva --->  Mi Contrato

Ahora ya puedes hacer tu propio contrato de Eventos =)

¿Problemas Durante un Evento? - Cómo Solucionarlos

Es un hecho que por más que planeemos los eventos, siempre se presentarán imprevistos, hoy hablamos de algunos problemas que pueden ocurrir y cómo actuar para solucionarlos.

En la siguiente Tabla puedes observar algunos problemas, y cómo lo solucionaría cada empresa según su categoría o calidad (Recuerdas las categorías? Las vimos en Restaurantes y Consumidores)

Hay que también tener en cuenta que el contrato del evento debe contemplar ciertas clausulas que te amparen en problemas como el último "llegaron más invitados" o "se acabó la bebida", para que no pierdas dinero.

En la próxima entrada veremos ¿cómo hacer un contrato de banquete?
Chau!=)

AAVV vs Tour Operador

La diferencia entre las AAVV y las Tour Operadoras era algo que nos tenía un tanto confundidos. 

Con este mapa conceptual todo quedó mucho más claro.

Los Tours Operadores son agencias de viaje, la diferencia es que cuentan con medios propios para dar los servicios, por ejemplo tienen sus propios buses - como Aventuras 2000, aqui en Panamá- tienen restaurantes u hoteles propios como Gamboa Tours (Gamboa Rainforest Resort).

¿Qué otros Tour Operadores conoces?

1er Parcial

Ya hicimos nuestro primer parcial, todos salimos muy bien, de hecho antes de hacerlo repasamos con otra de las divertidas dinámicas del Profesor Francisco. Nos sentamos en forma de zig zag y el profesor nos iba
haciendo preguntas, si contestabas mal la pregunta pasaba a la siguiente
persona, hasta que alguien contestaba bien, entonces esa persona debía sentarse en el lugar de la primera persona que no contestó.
Particularmente me sirvió para reforzar lo que había estudiado, y se que a muchos les sirvió para aclarar dudas.

En la clase siguiente al parcial, analizamos los resultados, que englobaban los temas expuestos en las entradas anteriores. Dimos las respuestas correctas y sus porqués... y lo volvimos a resolver esta vez explicando cada respuesta.

Chequen las mias:

Espero les sirva =)