Estructura organizacional, Organigramas, y Definiciones de Puestos.
La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización/empresa, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de los objetivos. Y comúnmente esta se puede ver reflejada en un organigrama que organice todos los puestos y departamentos de la compañía.
Un Organigrama es un mapa que describe las jerarquías de la empresa y sirve para comunicar y aplicar autoridad.
La clase pasada se nos pidió crear el organigrama de un evento (cualquiera), simplemente para ver cómo organizaríamos a los colaboradores de una empresa de este rubro. Así lo organicé yo...
¿QUIÉN MANDA A QUIÉN? : El Juego De Los Puestos.
Ahora aprenderemos quienes son los integrantes de una empresa de banquetes o catering y sus funciones.
Para esta dinámica nos dividimos en 3 equipos, cada equipo tiene un líder.
En equipo deben pensar en preguntas super difíciles de los contenidos vistos en clase con sus respectivas respuestas. Para luego con la ayuda de un Dado Grande que cada líder debe lanzar en su turno se vayan haciendo preguntas entre equipos en forma de debate.
Si el equipo responde correctamente tiene la opción de tomar un papel con la descripción de un puesto de trabajo, el cual el líder debe leer a sus compañeros y estos deben adivinar a qué puesto se refiere. En caso de acertar el equipo gana un punto!
He aquí los puestos de trabajo con sus descripciones:
- DIRECTOR GENERAL: Su misión es
definir políticas de empresa y objetivos. También se suelen encargar de la
gestión de Recursos Humanos, comercialización, control de sistemas de seguridad
y calidad y en general de organizar y coordinar la actividad de la empresa de banquete.
- GERENTE
DE RECURSOS HUMANOS: Encargado
de funciones esenciales como la de ayudar y prestar servicios a la
organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados. Describe las responsabilidades
que definen cada puesto
laboral y
las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe. Evaluar el desempeño del personal,
promocionando el desarrollo del
liderazgo. Reclutar
al personal idóneo para cada puesto.
- ASISTENTE
DE CAPACITACIÓN: Se encarga
de capacitar y desarrollar programas,
cursos y
toda actividad que vaya en función
del
mejoramiento de los conocimientos del personal. Brindar ayuda psicológica a sus
empleados para mantener la armonía, y buscar solución a los problemas que
se desatan.
- GERENTE
DE VENTAS: Encargado
de cerrar trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que
desean nuestros servicios, elaborar estrategias de publicidad y promoción,
buscar clientes potenciales, informar sobre las ventas al departamento de
contabilidad y finanzas.
- RELACIONISTA
PÚBLICO: Responsable
de los contratos con patrocinadores, medios masivos de comunicación, redes
sociales y representante de la marca del restaurante durante ferias y
exhibiciones. Su puesto coloca a la empresa en la opinión de clientes y
expertos, asegurándole contratos grandes de servicio de alimentos y bebidas.
- CONTRALOR: Encargado
de la elaboración y presentación de los estados financieros, presentación de presupuestos,
comparación de presupuestos y gastos reales, preparar y autorizar las nóminas
de los empleados.
- CONTADOR: Encargado
de la elaboración de los estados de resultados, de revisar toda la
documentación financiera, hacer pagos, de integrar presupuestos, elaboración de
declaraciones de impuestos mensuales y anuales.
- CAJERO: Responsable del cobro
de cuentas ya sea en efectivo o cargo a tarjeta, el registro de las ventas
diarias, el reporte de gratuidades o descuentos y la vigilancia y resguardo del
efectivo en caja chica. En algunos hoteles realiza las funciones de toma
órdenes de Servicio al Cuarto, por lo que se compromete a conocer el menú para
sugerir y aclarar al huésped.
- CHEF
EJECUTIVO: Encargado
del control de todo el departamento de cocina, planeación del menú y organización
de las estaciones de preparación de alimentos, gestión del personal y control
de calidad.
- COCINERO A: Supervisa la elaboración de los alimentos, ya sea por
área fría o caliente, salsas, pescados, carnes, desayunos o comidas, así como
al resto del personal subordinado, contando con posibilidades de ascenso a chef
ejecutivo.
- COCINERO B: Está al cargo de la preparación de los alimentos y de
la supervisión de otros empleados de cocina de inferior rango (reposteros,
panaderos, stewards, etc.), encontrándose, a su vez, bajo la supervisión del primer
cocinero. Con el tiempo, puede ser ascendido a este puesto.
- COCINERO C: Responsable del trabajo directo de preparación de
comida bajo la supervisión y encargo de los anteriores puestos. Puede ser
ascendido a cocinero segundo (B) o cocinero primero (A).
- STEWARDS: Encargados
del mantenimiento y limpieza de los utensilios de cocina. Se auxilian de los
mozos de cochambre para desincrustar el equipo más grande y de uso frecuente en
cocina.
- JEFE SUPERVISOR DE
REPOSTERÍA: Es
la persona al cargo del departamento de repostería. Se encarga de dirigir toda
la elaboración de bollos, pasteles y confituras, dirigiendo al personal
subordinado y haciendo un seguimiento de las cuestiones administrativas de
dicha sección.
- REPOSTERO: Se
encarga de la realización de los productos de repostería respondiendo
directamente ante el supervisor del departamento o el chef ejecutivo.
- PANADERO: Se
dedica a las funciones clásicas de preparación de productos de panadería. Es un
empleo con posibilidades de ascenso a los puestos superiores.
- BARMAN (BARLADY): Responsable del surtido de
insumos y equipo en la barra de bebidas, la planeación del menú y los displays
o mostradores de bebidas. Controla las requisiciones, los inventarios y al
personal de su área. Aspira a la gerencia de alimentos y bebidas.
- BARTENDER: Encargado
de preparar y servir bebidas y crear una atmósfera de diversión en el área del
bar.
Vigila el funcionamiento del equipo y reporta averías a su jefe, puesto al que
puede aspirar.
- CAPITÁN: Supervisor de los vendedores, el
funcionamiento del equipo y utensilios del comedor del restaurante y vigilante
de la calidad del producto terminado. Administra los recursos de la caja, la
barra y las estaciones de trabajo, controla las requisiciones de equipo y
material para brindar un servicio eficiente.
- RECEPCIONISTA: Denominada (o) Hostess o host, registra a los clientes en bitácora y
asigna mesas para la venta. Conoce el menú y auxilia al Jefe de Piso en la
administración de los materiales y lo suple en su ausencia. Supervisa la
calidad en el trato al comensal. En algunos restaurantes es la encargada de las
reservaciones.
- VENDEDOR: Los meseros o vendedores se
encargan de ofrecer los productos con calidez, conociendo el menú y la carta de
bebidas para sugerir maridajes. Supervisan y ejecutan la limpieza del salón
comedor, reportan anomalías y fallas de equipo a su jefe, puesto al que aspiran
para ascender. La toma de orden y el servicio higiénico son sus funciones
principales.
- RUNNER: Se responsabiliza del servicio
eficiente auxiliando al vendedor durante el servicio al comensal. Sirve y
retira platillos, descamocha y ofrece complementos. Además conoce el menú al
grado de poder sugerir. Aspira al puesto de Vendedor.
- MOZO DE ÁREAS PÚBLICAS: A cargo de la limpieza de las
zonas a las que tiene acceso el cliente y los colaboradores. Semanalmente
realiza desinfecciones y limpiezas profundas y solicita reparaciones a
mantenimiento.
- TÉCNICOS EN
MANTENIMIENTO: Encargados del
mantenimiento tanto de las reparaciones de las instalaciones comunes como de las
habitaciones por lo que en ocasiones requiere un servicio permanente. También
suele incluir el mantenimiento de jardines, piscinas y otras instalaciones
deportivas.
- GERENTE
DE COMPRAS: Encargado
de la selección de proveedores de insumos y materiales, el contrato y la
adquisición de los mismos en los períodos estipulados por el chef ejecutivo.
Supervisa la higiene en el manejo del producto y su provisión a través de
órdenes de compra.
- ENCARGADO
DE ALMACÉN: Administra
los almacenes de abarrotes, frigoríficos y de equipo del restaurante. Surte
requisiciones y recibe solicitudes de producto que comunica al gerente de
compras, puesto al que aspira. En algunos casos se encarga de inventariar los
productos para aplicar el sistema de rotación de inventarios (PEPS, UEPS o
STOCK).
- PLANIFICADOR DEL EVENTO: Usualmente es el gerente del
evento, se encarga de definir la logística de eventos privados y de supervisar
su operación en base a una orden de evento.
COORDINADOR DE EVENTO: Frecuentemente contratado por una
firma grande de organización de eventos, como un salón de convenciones o una
arena o estadio, se encarga solo de la ejecución del evento, no de su creación
ni de los proveedores para ello.
- PRODUCTOR DEL EVENTO: Responsable de la coordinación y
ejecución técnica del evento, se encarga de diseñar el horario, la logística de
sonido, luz, audio y vídeo entretenimiento, decoración, menú y la coordinación
de los proveedores de cada elemento.
- GERENTE
DEL SHOW: Por
su excelente conocimiento técnico es responsable de la coordinación de los
ensayos, pruebas de audio y sonido, los artistas, la seguridad y las
verificaciones técnicas en base al orden del día.
- GERENTE
DE ESCENA: Coordinador
del montaje y los cambios para cada artista, en comunicación con los
coordinadores de evento.
- GERENTE
DE CONSTRUCCIÓN: Responsable
de la logística de eventos al aire libre, la construcción del escenario, los
permisos con la alcaldía local y la logística de transportación.
Una vez teniendo esta información volvimos a hacer un organigrama, esta vez usando todos los puestos, con el fin de saber ¿Quién Manda a Quién?... Esta vez lo hice para una Cumbre Presidencial. Cabe destacar que los cuadros del mismo color, se encuentran al mismo nivel jerárquico, las líneas horizontales expresan comunicación entre áreas o departamentos, las verticales autoridad en el mismo departamento.
Que estén bien! =)
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