Organización de una Empresa de Banquetes

Estructura organizacional, Organigramas, y Definiciones de Puestos.

La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización/empresa, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de los objetivos. Y comúnmente esta se puede ver reflejada en un organigrama que organice todos los puestos y departamentos de la compañía.

Un Organigrama es un mapa que describe las jerarquías de la empresa y sirve para comunicar y aplicar autoridad.

La clase pasada se nos pidió crear el organigrama de un evento (cualquiera), simplemente para ver cómo organizaríamos a los colaboradores de una empresa de este rubro.  Así lo organicé yo...

¿QUIÉN MANDA A QUIÉN? : El Juego De Los Puestos.

Ahora aprenderemos quienes son los integrantes de una empresa de banquetes o catering y sus funciones.

Para esta dinámica nos dividimos en 3 equipos, cada equipo tiene un líder. 

En equipo deben pensar en preguntas super difíciles de los contenidos vistos en clase con sus respectivas respuestas. Para luego con la ayuda de un Dado Grande que cada líder debe lanzar en su turno se vayan haciendo preguntas entre equipos en forma de debate. 

Si el equipo responde correctamente tiene la opción de tomar un papel con la descripción de un puesto de trabajo, el cual el líder debe leer a sus compañeros y estos deben adivinar a qué puesto se refiere. En caso de acertar el equipo gana un punto!

He aquí los puestos de trabajo con sus descripciones:

• DIRECTOR GENERAL: Su misión es definir políticas de empresa y objetivos. También se suelen encargar de la gestión de Recursos Humanos, comercialización, control de sistemas de seguridad y calidad y en general de organizar y coordinar la actividad de la empresa de banquete.
• GERENTE DE RECURSOS HUMANOS: Encargado de funciones esenciales como la de ayudar y prestar servicios a la organización, a sus dirigentes, gerentes y empleados. Describe las responsabilidades que definen cada puesto laboral y las cualidades que debe tener la persona que lo ocupe.  Evaluar el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del liderazgo. Reclutar al personal idóneo para cada puesto.
• ASISTENTE DE CAPACITACIÓN: Se encarga de capacitar y desarrollar programas, cursos y toda actividad que vaya en función del mejoramiento de los conocimientos del personal. Brindar ayuda psicológica a sus empleados para mantener la armonía, y buscar solución a los problemas que se desatan.
• GERENTE DE VENTAS: Encargado de cerrar trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros servicios, elaborar estrategias de publicidad y promoción, buscar clientes potenciales, informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.

• RELACIONISTA PÚBLICO: Responsable de los contratos con patrocinadores, medios masivos de comunicación, redes sociales y representante de la marca del restaurante durante ferias y exhibiciones. Su puesto coloca a la empresa en la opinión de clientes y expertos, asegurándole contratos grandes de servicio de alimentos y bebidas.
• CONTRALOR: Encargado de la elaboración y presentación de los estados financieros, presentación de presupuestos, comparación de presupuestos y gastos reales, preparar y autorizar las nóminas de los empleados.
• CONTADOR: Encargado de la elaboración de los estados de resultados, de revisar toda la documentación financiera, hacer pagos, de integrar presupuestos, elaboración de declaraciones de impuestos mensuales y anuales.

• CAJERO: Responsable del cobro de cuentas ya sea en efectivo o cargo a tarjeta, el registro de las ventas diarias, el reporte de gratuidades o descuentos y la vigilancia y resguardo del efectivo en caja chica. En algunos hoteles realiza las funciones de toma órdenes de Servicio al Cuarto, por lo que se compromete a conocer el menú para sugerir y aclarar al huésped.
• CHEF EJECUTIVO: Encargado del control de todo el departamento de cocina, planeación del menú y organización de las estaciones de preparación de alimentos, gestión del personal y control de calidad.
• COCINERO A: Supervisa la elaboración de los alimentos, ya sea por área fría o caliente, salsas, pescados, carnes, desayunos o comidas, así como al resto del personal subordinado, contando con posibilidades de ascenso a chef ejecutivo.

• COCINERO B: Está al cargo de la preparación de los alimentos y de la supervisión de otros empleados de cocina de inferior rango (reposteros, panaderos, stewards, etc.), encontrándose, a su vez, bajo la supervisión del primer cocinero. Con el tiempo, puede ser ascendido a este puesto. 
• COCINERO C: Responsable del trabajo directo de preparación de comida bajo la supervisión y encargo de los anteriores puestos. Puede ser ascendido a cocinero segundo (B) o cocinero primero (A).
• STEWARDS: Encargados del mantenimiento y limpieza de los utensilios de cocina. Se auxilian de los mozos de cochambre para desincrustar el equipo más grande y de uso frecuente en cocina. 
• JEFE SUPERVISOR DE REPOSTERÍA: Es la persona al cargo del departamento de repostería. Se encarga de dirigir toda la elaboración de bollos, pasteles y confituras, dirigiendo al personal subordinado y haciendo un seguimiento de las cuestiones administrativas de dicha sección.
• REPOSTERO: Se encarga de la realización de los productos de repostería respondiendo directamente ante el supervisor del departamento o el chef ejecutivo.

• PANADERO: Se dedica a las funciones clásicas de preparación de productos de panadería. Es un empleo con posibilidades de ascenso a los puestos superiores.
• BARMAN (BARLADY): Responsable del surtido de insumos y equipo en la barra de bebidas, la planeación del menú y los displays o mostradores de bebidas. Controla las requisiciones, los inventarios y al personal de su área. Aspira a la gerencia de alimentos y bebidas.
• BARTENDER: Encargado de preparar y servir bebidas y crear una atmósfera de diversión en el área del bar. Vigila el funcionamiento del equipo y reporta averías a su jefe, puesto al que puede aspirar.
• CAPITÁN: Supervisor de los vendedores, el funcionamiento del equipo y utensilios del comedor del restaurante y vigilante de la calidad del producto terminado. Administra los recursos de la caja, la barra y las estaciones de trabajo, controla las requisiciones de equipo y material para brindar un servicio eficiente.

• RECEPCIONISTA: Denominada (o) Hostess  o host, registra a los clientes en bitácora y asigna mesas para la venta. Conoce el menú y auxilia al Jefe de Piso en la administración de los materiales y lo suple en su ausencia. Supervisa la calidad en el trato al comensal. En algunos restaurantes es la encargada de las reservaciones.
• VENDEDOR: Los meseros o vendedores se encargan de ofrecer los productos con calidez, conociendo el menú y la carta de bebidas para sugerir maridajes. Supervisan y ejecutan la limpieza del salón comedor, reportan anomalías y fallas de equipo a su jefe, puesto al que aspiran para ascender. La toma de orden y el servicio higiénico son sus funciones principales.
• RUNNER: Se responsabiliza del servicio eficiente auxiliando al vendedor durante el servicio al comensal. Sirve y retira platillos, descamocha y ofrece complementos. Además conoce el menú al grado de poder sugerir. Aspira al puesto de Vendedor.
• MOZO DE ÁREAS PÚBLICAS: A cargo de la limpieza de las zonas a las que tiene acceso el cliente y los colaboradores. Semanalmente realiza desinfecciones y limpiezas profundas y solicita reparaciones a mantenimiento.

• TÉCNICOS EN MANTENIMIENTO: Encargados del mantenimiento tanto de las reparaciones de las instalaciones comunes como de las habitaciones por lo que en ocasiones requiere un servicio permanente. También suele incluir el mantenimiento de jardines, piscinas y otras instalaciones deportivas.
• GERENTE DE COMPRAS: Encargado de la selección de proveedores de insumos y materiales, el contrato y la adquisición de los mismos en los períodos estipulados por el chef ejecutivo. Supervisa la higiene en el manejo del producto y su provisión a través de órdenes de compra.
• ENCARGADO DE ALMACÉN: Administra los almacenes de abarrotes, frigoríficos y de equipo del restaurante. Surte requisiciones y recibe solicitudes de producto que comunica al gerente de compras, puesto al que aspira. En algunos casos se encarga de inventariar los productos para aplicar el sistema de rotación de inventarios (PEPS, UEPS o STOCK).
• PLANIFICADOR DEL EVENTO: Usualmente es el gerente del evento, se encarga de definir la logística de eventos privados y de supervisar su operación en base a una orden de evento.

COORDINADOR DE EVENTO: Frecuentemente contratado por una firma grande de organización de eventos, como un salón de convenciones o una arena o estadio, se encarga solo de la ejecución del evento, no de su creación ni de los proveedores para ello.

• PRODUCTOR DEL EVENTO: Responsable de la coordinación y ejecución técnica del evento, se encarga de diseñar el horario, la logística de sonido, luz, audio y vídeo  entretenimiento, decoración, menú y la coordinación de los proveedores de cada elemento.
• GERENTE DEL SHOW: Por su excelente conocimiento técnico es responsable de la coordinación de los ensayos, pruebas de audio y sonido, los artistas, la seguridad y las verificaciones técnicas en base al orden del día.

• GERENTE DE ESCENA: Coordinador del montaje y los cambios para cada artista, en comunicación con los coordinadores de evento.
• GERENTE DE CONSTRUCCIÓN: Responsable de la logística de eventos al aire libre, la construcción del escenario, los permisos con la alcaldía local y la logística de transportación.

Una vez teniendo esta información volvimos a hacer un organigrama, esta vez usando todos los puestos, con el fin de saber ¿Quién Manda a Quién?... Esta vez lo hice para una Cumbre Presidencial. Cabe destacar que los cuadros del mismo color, se encuentran al mismo nivel jerárquico, las líneas horizontales expresan comunicación entre áreas o departamentos, las verticales autoridad en el mismo departamento.

Que estén bien! =)